Utiliser le Cockpit SCI

1. Créer le bien et ses lots

1. Dans Biens et lots, ajoute le bien : son nom, sa localisation et sa date d’acquisition si connue.
2. Crée ensuite chaque lot à l’intérieur de ce bien : nom, type (appartement, maison, garage…), typologie et surface.
3. Pour ton exemple, un bien contient trois lots, un par appartement. La surface sert notamment à la répartition des charges ; renseigne-la pour chacun.

Le bien et le lot décrivent le patrimoine, pas ses occupants. Ne modifie pas le lot pour changer de locataire : crée ou clôture le bail depuis Locataires.

2. Accueillir un locataire

1. Dans Locataires, ajoute sa fiche : nom, prénom, e-mail et téléphone.
2. Choisis « Affecter à un lot ». Sélectionne le lot du bien, les titulaires et les conditions du bail.
3. Vérifie dates, loyer et charges avant d’enregistrer. Modifier le lot ne change pas son occupant.

Si le logement n’existe pas, crée d’abord le bien et son lot dans Patrimoine. Un bien peut contenir plusieurs lots.

3. Préparer et suivre les loyers

1. Les échéances sont créées automatiquement à l’ouverture de Loyers, Paiements ou Vue d’ensemble, jusqu’au mois courant. Loyers vérifie aussi chaque minute tant que la page reste ouverte.
2. Vérifie le montant et les éventuels crédits reportés. Une nouvelle visite ne crée pas de doublon. Le rattrapage suit le périmètre activé pour le site ; aucun ancien montant n’est réécrit.
3. Consulte la Vue d’ensemble : loyers attendus, règlements affectés, restants dus et retards.

La première période commence à la date de début du bail. Les dates de période sont conservées avec l’échéance pour la future quittance. Si le site n’est pas consulté, les échéances manquantes sont préparées à la prochaine ouverture. Le graphique montre les impayés encore présents aujourd’hui, pas les retards déjà régularisés.

4. Rapprocher un encaissement

1. Dans Paiements, examine une proposition ou sélectionne le versement à affecter.
2. Choisis le versement puis l’échéance. Le montant se préremplit au maximum affectable ; réduis-le seulement si tu veux répartir le versement. Une proposition préremplit le formulaire sans enregistrer.
3. Vérifie le payeur, le bail, le mois et le montant, puis confirme.

Sans encaissement disponible, le formulaire est désactivé. Ce rapprochement ne transfère pas d’argent. Il est encore manuel ; aucune synchronisation bancaire réelle n’est active.

5. Restant dû et trop-perçu

Pour 770 € dus et 700 € affectés, 70 € restent sur le mois d’origine. Ils ne sont pas ajoutés une seconde fois au loyer suivant.

Pour un virement de 800 €, affecte 770 € au loyer. Dans Loyers, ouvre « Trop-perçus et avances » et attribue les 30 € restants au bon bail. Le crédit peut ensuite être imputé ou reporté lors de la préparation du mois suivant. Un impayé antérieur ou un mois manquant bloque le report automatique pour contrôle.

Un excédent non identifié n’est pas automatiquement attribué. Les remboursements et corrections restent à développer.

6. Préparer et valider une quittance

1. Complète Informations SCI, notamment l’adresse et le représentant. Dans Biens et lots, renseigne l’adresse précise du bien.
2. Rapproche les versements jusqu’au règlement complet du loyer et des provisions. Une échéance partiellement payée ne permet pas de quittance.
3. Dans Vue d’ensemble, clique « Préparer le PDF », puis « Voir le PDF ». Vérifie les titulaires, l’adresse, les montants et la période, limitée aux dates du bail.
4. Clique « Valider l’envoi », puis « Confirmer ». Le destinataire actuellement autorisé est fevriermaxence@gmail.com. Aucun locataire ne reçoit de message.
5. La quittance passe dans l’historique. Sans messagerie raccordée, elle reste « Validé — en attente de messagerie ». Une fois configurée, « Envoyer à mon adresse » permet l’essai. « Accepté par la messagerie » ne garantit pas la réception dans la boîte : vérifier aussi les indésirables.

Le PDF préparé est figé : une modification de la SCI ne change pas les anciens documents. Chaque échéance ne possède qu’un document ; les clics répétés ne créent pas de doublon. En cas d’envoi non confirmé, aucune relance automatique : contrôler la messagerie avant toute reprise. Les corrections et réémissions d’un document figé restent à développer.

Pour les futurs envois aux locataires, leur accord doit être renseigné dans Locataires → Envoi des quittances. Un changement d’adresse invalide l’accord précédent. L’envoi réel aux locataires n’est pas activé par ce circuit de validation.

7. Enregistrer un départ

1. Depuis Locataires, choisis « Clôturer le bail » pour le logement concerné.
2. Indique la date réelle et confirme uniquement si tous les titulaires quittent le bail.
3. Après clôture, archive la fiche si elle n’a plus de bail actif. Elle reste consultable et restaurable.

Un départ individuel de cotitulaire, un départ futur ou des échéances à corriger nécessitent encore un traitement à développer. Ne modifie pas les dates pour contourner un blocage. L’archivage n’efface ni dette ni crédit.

8. En cas de problème

Session expirée : reconnecte-toi via Mon compte. Données indisponibles : actualise ; ne considère pas une absence d’affichage comme un solde nul. Enregistrement non confirmé : réessaie le même formulaire sans modifier son contenu. Ne supprime aucune donnée et signale le message affiché.

Le solde bancaire indique la date de lecture dans Securo. « Non connecté » signifie que la connexion reste à activer. « Indisponible » signifie que le solde n’a pas pu être vérifié. Ne saisis aucun mot de passe dans une fiche locataire.

9. Régler un loyer en plusieurs versements

Exemple : pour 770 € dus, rapproche un premier versement de 250 € avec le loyer concerné. Il reste 520 €. Rapproche ensuite le versement de 520 € avec cette même échéance : elle est soldée. Peu importe que le payeur soit le locataire, la CAF ou un autre organisme.

Dans Loyers, « Détail des règlements » montre chaque versement rapproché, sa date, son libellé bancaire disponible et son montant. Les crédits imputés y figurent aussi, une seule fois. Aucun montant attendu d’aide n’est à saisir.

Un virement groupé se répartit en plusieurs rapprochements, un par échéance. Seule la part affectée à chaque loyer le règle ; une promesse de versement ou un flux non rapproché ne le règle pas. Le surplus reste disponible jusqu’à son attribution explicite.

10. Mettre à jour les informations SCI

Dans Paramètres → Informations SCI, complète l’identité, le siège, l’immatriculation, le représentant et le contact. Enregistre les modifications. L’historique conserve chaque version ; « Annuler les modifications » recharge la dernière version enregistrée.

L’aperçu reflète les champs du formulaire, même avant enregistrement. La fiche peut rester incomplète. Elle ne déclenche aucun envoi. Lors de la future émission, les coordonnées devront être figées dans chaque document ; une nouvelle adresse ne changera que les prochaines quittances. Utilise des exemples tant que l’environnement est indiqué en démonstration.

11. Charges : de la provision au PDF validé

Prévoir la provision dans le bail

Renseigne la provision mensuelle pour charges à la création du bail. Elle est appelée avec chaque loyer. Ce circuit concerne les provisions avec régularisation, pas un forfait de charges. Les provisions du décompte viennent des échéances enregistrées, y compris celles restées impayées : les dettes restent suivies séparément pour ne pas les réclamer deux fois.

Enregistrer chaque dépense

1. Dans Charges, choisis le bien et saisis la nature, une référence de facture ou de ligne unique et le montant TTC. Distingue la part réellement récupérable sur les locataires de la part qui reste au propriétaire.
2. Renseigne la période de prestation, qui peut différer de la date de paiement. Pour une prestation ponctuelle, choisis « Une date unique ». Une période traversant le 31 décembre est ventilée entre les années au prorata des jours, sans dupliquer la facture.
3. Choisis « Un seul lot », « À parts égales », « Au prorata des surfaces », « Selon les tantièmes » ou « Montants manuels ». Sélectionne tous les lots concernés, y compris vacants. La somme des tantièmes sélectionnés constitue la clé ; utilise la clé applicable à cette nature de charge, sans confondre tantièmes et mètres carrés.
4. Justifie le caractère récupérable et la clé, puis enregistre. En montants manuels, la somme doit égaler la part récupérable. Pour une consommation individuelle mesurée, utilise les relevés et ventile les lignes sur leurs véritables périodes ; un prorata au jour n’est pas une mesure de consommation.
5. Ouvre la dépense et ajoute son justificatif PDF : 5 Mo et 100 pages maximum, sans mot de passe. La pièce reste privée et téléchargeable. Une correction crée une version ; annuler une dépense conserve son historique. Une pièce déjà archivée n’est pas remplacée.

Changer de locataire

Ne remplace jamais l’ancien nom sur son bail pour accueillir le suivant. Dans Locataires, clôture l’ancien bail à la date réelle de fin, puis crée un nouveau bail pour le nouvel occupant à sa date réelle d’entrée. Le même appartement garde ainsi deux comptes et deux décomptes distincts. L’archive d’une fiche conserve son historique. Si la clôture signale des échéances à corriger, fais traiter la correction avant de continuer : ne falsifie pas la date de départ pour contourner le contrôle.

Le calcul croise la période de prestation avec les dates de chaque bail, jours de début et fin inclus. Une journée ne peut pas être facturée à deux baux ; les chevauchements bloquent le calcul. Les jours entre deux baux restent au bailleur. Pour deux cotitulaires d’un même bail, le PDF est commun et nominatif : ne multiplie pas le total par deux. Un changement individuel de cotitulaire nécessite un historique d’entrée/sortie correct ; le formulaire de clôture actuel concerne le départ de tous les titulaires.

Exemple fictif : 730 € de charges sur un appartement pendant 2025. Alice occupe du 1er janvier au 30 juin, soit 181 jours : 362 €. Bob occupe du 1er juillet au 31 décembre, soit 184 jours : 368 €. Chacun a son décompte et ses propres provisions. S’il existe une vacance, sa part n’est pas transférée au nouvel occupant. Les arrondis sont répartis au centime en conservant le total, y compris pour une année bissextile.

Clôturer et valider

1. Utilise l’exercice du 1er janvier au 31 décembre. Après la fin de l’année, attends de disposer des factures complètes. Le 31 décembre clôt l’exercice ; il ne déclenche aucun document automatiquement.
2. Choisis l’année et le bail, même clôturé, puis « Préparer le décompte ». Vérifie les titulaires, chaque facture, sa version, la clé du logement, les jours d’occupation, les provisions et le complément ou crédit.
3. Corrige les mois d’échéances manquants et complète Informations SCI. Un exercice non terminé, un titulaire absent ou des provisions incomplètes empêchent la validation. Un impayé est affiché séparément, sans être ajouté une seconde fois.
4. Après contrôle de toutes les pièces, coche la confirmation puis « Valider et générer le PDF ». Retrouve le document dans « Décomptes validés ». Ses octets sont figés : modifier une facture, un bail ou la SCI ne remplace pas l’ancien PDF. Si tu corriges ensuite les données, prépare et contrôle une nouvelle version et identifie clairement le document qui remplace le précédent.

Le circuit s’arrête au PDF validé et téléchargeable : aucun e-mail, aucun prélèvement et aucune imputation automatique du solde aux loyers. Communique le décompte un mois avant la régularisation et tiens les justificatifs à disposition pendant six mois. Un crédit et les modalités de règlement restent à traiter séparément. La validation d’un décompte ne vaut pas quittance.

Règles des provisions, justificatifs et régularisations — Service Public

12. Arrêter le recouvrement d’un montant

Dans Loyers, ouvre l’échéance concernée et choisis « Classer sans recouvrement ». Indique le motif puis confirme. Son restant dû sort des totaux actifs, des retards à traiter et du graphique de la Vue d’ensemble. Actualise cette dernière après modification.

La somme n’est ni payée ni effacée, et aucune quittance n’est débloquée. Le filtre « Sans recouvrement » permet de la retrouver, de consulter les décisions et de reprendre le suivi. Chaque décision concerne un seul mois. L’imputation définitive des régularisations de charges est encore à développer.

13. Disponibilité des fonctions

Les fonctions disponibles peuvent évoluer avec les mises à jour. La connexion bancaire et les envois aux locataires ne sont pas encore activés. Les limites propres à une action sont indiquées à proximité de son formulaire.

Pour signaler un problème, indique la page, l’action effectuée et le résultat obtenu. Les données de démonstration seront nettoyées séparément avant le passage aux données réelles.

Trésorerie prévisionnelle

Dans Trésorerie, ajoute chaque prêt, assurance ou dépense ponctuelle avec son montant, sa prochaine date et sa fréquence. Une récurrence se reprend automatiquement, sans ressaisie mensuelle. Le jour reste fixe ; les mois plus courts utilisent leur dernier jour.

Le détail du mois distingue les loyers encore attendus et une estimation prudente sans les loyers déjà en retard. Les anciens impayés et les échéances sans recouvrement restent exclus. Le complément proposé permet d’atteindre la marge souhaitée ; aucun message ni virement n’est envoyé.

Une échéance peut être ajustée ou annulée avec motif. Un paiement doit être confirmé manuellement avec sa date et une référence ; il est exclu seulement si le solde fictif le couvre déjà. Une modification de série prend effet dans le futur et conserve l’historique.

Cette version fonctionne sur les données fictives. Renseigne un solde fictif daté et une marge dans les paramètres de Trésorerie. Le solde réel Securo de la Vue d’ensemble n’est jamais combiné aux loyers fictifs ; sa prévision reste indisponible avant une activation bancaire distincte.